Interview mit Rolf Steiner, EgoKiefer AG

Alexander Berger: "Herr Steiner, die Einführung eines neuen ERP Systems ist immer mit grossem Aufwand verbunden. Was waren für EgoKiefer die Auslöser, sich trotzdem auf diesen Weg zu begeben?
Rolf Steiner: "Unsere bisherige Applikationslandschaft bestand aus fünf Lösungen, die zusammen die eigentliche ERP- Funktionalitäten abdeckten.

Vier dieser fünf Systeme wurden nicht mehr gewartet, Know-how dazu war nur noch über einzelne Personen verfügbar. Kleine Anpassungen waren zwar möglich, grosse Veränderungen aber nicht mehr."

 Rolf Steiner

Alexander Berger: "EgoKiefer ist in der ganzen Schweiz präsent. Wie haben Sie sichergestellt, dass alle Mitarbeiter beim Go live am gleichen Strick ziehen?"
Rolf Steiner: Nebst den Mitteilungen über die klassische Information am Anschlagbrett, setzten wir auf drei wesentliche Elemente. Erstens besuchten wir zusammen mit Mitgliedern der Geschäftsleitung jede Niederlassung. Diese sogenannte Niederlassungstour fand im Herbst 2013 statt und hatte zum Zweck, sämtliche Mitarbeiter vor Ort zu informieren. Diese Präsenz vor Ort schaffte Bewusstsein und wurde von den Mitarbeitern sehr geschätzt. Zweitens führten wir die Schulungen regional durch, was wiederum die Nähe zum Endanwender ermöglichte. Drittens wurde die Phase des Go live durch Key User vor Ort unterstützt. Diese 3 Elemente, sowie weitere ergänzende Massnahmen führten dazu, dass wir insgesamt sehr nahe bei den Endanwendern waren.

Alexander Berger: "Das Projektteam leistete im Rahmen der Implementierung tausende von Stunden. Was hat aus Ihrer Sicht das Team so extrem leistungsfähig gemacht?"

Rolf Steiner: "Das Projekt war für uns eine anspruchsvolle Bergtour, versinnbildlicht machten wir uns beim Kick off von Pontresina auf den Weg zum Piz Bernina. Wir nannten unser Projekt "PEAK" und es war der Ehrgeiz des ganzen Projektteams, im Rahmen des Go lives gemeinsam "auf dem Gipfel" zu stehen. Projektmeilensteine waren für uns das Erreichen von Biwaks, dies haben wir jeweils mit einem Anlass für das Projektteam gefeiert. Dieser Weg war für uns der rote Faden und ergab den Zusammenhalt des Teams.

Alexander Berger: "Der Go live erfolgt mit einem Big Bang, beinhaltete nicht nur SAP ERP, sondern auch weitere Applikationen und eine komplexe Schnittstellenlandschaft. Was waren die Erfolgsfaktoren, dass der Start erfolgreich war?"
Rolf Steiner: "Ein erfolgreicher Go live beginnt weit im Voraus. Aus meiner Sicht gibt es wiederum einige Punkte, die elementar sind. Erstens: Testen, testen, testen! Unsere Lieferobjekte (Funktionen, Formulare, etc.) hatten wir in kleine, überschau- und testbare Teile zerlegt, so dass wir immer den aktuellen Zustand jedes Objektes kannten.

Zweitens war die minutiöse Vorbereitung des Cut overs bzw. des Go live von grösster Wichtigkeit. Mit dieser Planung haben wir früh gestartet und haben sie immer weiter verfeinert. Damit konnten wir Arbeiten und Fortschritt aufgrund von Rückmeldung steuern. Der dritte, wichtige Punkt ist, dass wir den Cut over selbst mehrfach mit Bewegungsdaten bzw. Aufträgen in einer zum Produktiv-System gleichen Umgebung testeten. Dies gab uns wichtige Erkenntnisse und vor allem Sicherheit."

Alexander Berger: "Was würden Sie heute anders machen, wenn Sie nochmals vor der Implementierung stehen würden?"

Rolf Steiner: "Rückblickend betrachtet gibt es sicher Themen, die man noch intensiver hätte machen können, so würde ich z.B. eine zweite Niederlassungstour machen, welche noch tiefer auf die neuen Prozesse und das Change Management eingeht. Weiter wurde ich die Livetest noch breiter und intensiver ansetzen."

Alexander Berger: "Welche Tips und Tricks haben Sie für künftige ERP-Projektleiter?"

Rolf Steiner: "Auch hier gibt es verschiedene Aspekte, so ist es zum Beispiel von enormer Wichtigkeit, dass das Management voll und transparent hinter dem Projekt steht und dieses fortlaufend unterstützt. Weiter muss all den Aspekten des Testings ausreichend Zeit eingeräumt werden, dahinter verbirgt sich auch eine entsprechende Planung der Testaktivitäten. Zu guter Letzt gilt es das gesamte Vorhaben in kleine, plan- und überschaubare Pakete zu zerlegen. Dies dient insbesondere der Führung und Fortschrittkontrolle. Ein weiteres Thema sind sicher die Ressourcen: für solch grosse und wichtige Projekte müssen die Ressourcen grosszügig reserviert werden,

damit für all die Arbeiten wirklich ausreichend Kapazitäten vorhanden sind. Dies ist sicherlich in jedem Unternehmen ein schwieriges Unterfangen..."

Alexander Berger: "Eine Welt ohne ERP/ICT/Datenbanken wäre für mich..."

Rolf Steiner: "nicht denkbar. Vielmehr wird sich die Welt weiter verändern und die Anforderungen an die IT weiter steigen."

Alexander Berger: "Zu guter Letzt eine persönliche Frage: Wasmachen Sie als Ausgleich zur Arbeit in der Freizeit?"

Rolf Steiner: "Biken, joggen und im Winter Langlauf. Jetzt habe ich wieder mehr Zeit um mich sportlich zu betätigen, während des Projektes war dies nicht immer möglich."

Alexander Berger: "Herzlichen Dank für das Gespräch."